Come ridurre i costi di gestione del magazzino

Il magazzino è l’area più importante della rivendita di materiali per l’edilizia. La riduzione dei costi di gestione del magazzino edile è una delle fantomatiche spine nel fianco di chi è a capo di questa attività.

Scopriamo insieme come un audit periodico della gestione del magazzino consente di ridurre i costi di gestione e aumentare le vendite.

Come ridurre i costi di magazzino

Ben lungi dall’essere un posto buio e umido, dove vengono stipati scatoloni a casaccio, il magazzino è il punto dal quale parte l'efficienza della propria attività. 

Anche se per una rivendita edile il servizio di spedizione non è tra i principali, è possibile prendere spunto dalle società specializzate in trasporti e consegna di merce per scoprire alcune buone pratiche per aumentare l’efficienza del magazzino (e quindi abbassarne i costi).

Infatti, per le società di trasporto il magazzino è il punto principale nel quale concentrare tutte le energie per offrire un servizio tra i più efficienti e diventare competitivi sul mercato.

Ma come ridurre i costi di gestione e organizzare al meglio il magazzino? Partendo dalla suddivisione dello spazio in diverse zone specifiche, una per ogni fase: dallo scarico della merce al carico della stessa per le consegne, passando per controlli di qualità e conformità.

Le aziende che hanno deciso di fare questo passo in più e si sono organizzate a tal punto da avere la certificazione ISO, sono soggette ad audit periodici, ossia controlli sulla qualità e il mantenimento delle conformità. Gli audit di gestione del magazzino hanno il fine di verificare che gli standard prefissati vengano mantenuti e rispettati.

Il programma di audit della gestione del magazzino: cosa verificare durante i controlli

Durante un audit periodico per il controllo della gestione del magazzino è fondamentale programmare tutti i passaggi dei vari controlli da fare. Questi controlli consentono di migliorare l'efficienza del magazzino, poiché escludono eventuali errori relativi a errata ubicazione della merce, stoccaggio e prelievo (principali cause di problemi nella consegna).

Quali sono quindi i vari step da controllare durante un audit periodico per ridurre i costi di gestione del magazzino?

• Come viene svolta l'attività di ricevimento merci;
• Quali sono le procedure per il controllo qualità della merce in entrata;
• Come e dove avviene lo stoccaggio della merce;
• Come e dove avviene il picking;
• Come avviene il controllo quantità della merce in entrata e il controllo delle giacenze del magazzino;
• Controllo spedizioni e procedure di logistica magazzino.

Ricevimento merci: come organizzarsi

Il ricevimento della merce è la prima fase poiché è il momento in cui la merce arriva in magazzino e deve essere scaricata dai mezzi. Diversi tipi di merce necessitano di diversi spazi: per esempio, colli di forma tubolare richiedono uno spazio largo per essere scaricati con più facilità, mentre i bancali sono più pratici da scaricare tramite delle banchine o rampe direttamente collegate con l'interno del magazzino.

Durante l'audit bisogna controllare la correttezza delle procedure per identificare l'etichettatura: il numerico di pezzi corrisponde? Il luogo nel quale viene stipato il materiale è idoneo?

Controllo qualità merce in entrata e in uscita

Il controllo di qualità della merce in magazzino prevede procedure diverse in base alla tipologia di controlli richiesti per la merce stessa, poiché questa può essere free pass, a campione o totale. In caso di merce free pass non è richiesto nessun controllo, ma va comunque svolta un'operazione che verifichi l'integrità dei prodotti.

L'audit di questa fase serve a verificare che i controlli svolti dalla stessa azienda siano abbastanza efficaci affinché non venga messa in spedizione merce che in realtà sarebbe dovuta tornare indietro.

Stoccaggio della merce

I controlli da svolgere durante l'audit di questa fase sono mirati soprattutto alla sicurezza, sia del personale, sia della merce stessa:

• Gli spazi riservati allo stoccaggio in magazzino devono rispettare gli standard di sicurezza;
• Il materiale deve essere organizzato in modo tale da non rappresentare un pericolo e deve essere facilmente raggiungibile;
• Il luogo non deve presentare rischi di deterioramento per la merce;
• Lo spazio deve essere idoneo a ricevere il flusso di merce che mediamente quel dato magazzino riceve.

Picking magazzino

Il picking è la fase in cui la merce viene richiesta e deve essere prelevata per poi metterla in spedizione. Se lo stoccaggio della merce è stato eseguito in modo logico, il picking sarà un'operazione rapida e si potranno accelerare i tempi di consegna.

Che mansioni svolge l'addetto al picking?

• Controllare che le quantità risultanti corrispondano a quelle presenti;
• Controllare che la corrispondenza tra ordine e prelievo sia corretta;
• Controllare che l'etichettatura corrisponda al contenuto;
• Controllare che le procedure di imballaggio siano effettuate nel modo corretto.

Controllo giacenze del magazzino

Il passaggio dai controlli cartacei e manuali ai sistemi informatici ha migliorato di gran lunga il controllo relativo al numero di colli contenuti all'interno del magazzino.

Infatti, si sono ridotti notevolmente i casi di ''false presenze'', cioè pezzi che sulla carta risultano essere disponibili, ma in realtà sono mancanti, e i casi di giacenze non registrate, ovvero articoli che risultano esauriti, ma in realtà sono ancora disponibili in magazzino.

Tuttavia, il fenomeno può ancora verificarsi. Per questo l'audit periodico interno serve anche a controllare il numero delle giacenze del magazzino con l'effettiva presenza della merce.

Audit sulle spedizioni

Dal picking, la merce passa in spedizione, ma non prima di essere correttamente controllata e imballata, al fine di assicurarne l'integrità durante il trasporto e la consegna senza problemi.

L'audit sulla spedizione verifica che:

• Le procedure di imballaggio siano svolte correttamente;
• Eventuali bancali siano bilanciati e compattati con appositi film e che quest'operazione avvenga come previsto dagli standard;
• La merce sia quella richiesta e che sia in viaggio verso l'indirizzo corretto.

Conclusione

Sappiamo quindi che esistono diverse attività da tenere sotto controllo per ridurre i costi di gestione del magazzino edile:

• Ricezione merci;
• Controllo merce in entrata;
• Sistemazione merce in magazzino;
• Picking magazzino;
• Controllo giacenze e inventario di magazzino;
• Controllo spedizioni.

Tenere sotto controllo queste procedure è fondamentale per migliorare il business della rivendita. Risolvere errori è molto più costoso, sia in termini di tempo, sia in termini di denaro, che svolgere un adeguato audit della gestione del magazzino.