29 novembre 2018 Redazione Magazzino edile

Ridurre i costi del magazzino grazie agli audit periodici

ridurre i costi del magazzino grazie agli audit periodici

Il magazzino è l’area più importante della rivendita di materiali per l’edilizia e la riduzione dei suoi costi di gestione una delle fantomatiche spine nel fianco di chi è a capo di questa attività.

Ben lungi dall’essere un posto buio e umido, dove vengono stipati scatoloni a casaccio, uno sopra l'altro con la speranza che non crollino, il magazzino oggigiorno è in realtà il punto dal quale parte l'efficienza della propria attività

Anche se per una rivendita edile il servizio di spedizione non è tra i principali (ma potrebbe esserlo), possiamo prendere spunto dalla società che effettua trasporti e consegna di merce per carpire alcune buone pratiche per aumentare l’efficienza del magazzino (e quindi abbassarne i costi). Per le società di trasporto il magazzino è il punto focale nel quale concentrare tutte le energie per dare un servizio tra i più efficienti e diventare competitivi sul mercato.  Per questo motivo il magazzino deve presentarsi in un determinato modo, essere suddiviso in diverse zone specifiche per ogni fase, dallo scarico della merce al carico della stessa per le consegne, passando per controlli di qualità e conformità.

Le aziende che hanno deciso di fare quel passo in più e si sono organizzate a tal punto da avere la certificazione ISO, sono soggette ad audit periodici, ossia controlli sulla qualità e il mantenimento delle conformità. Gli audit che riguardano il magazzino hanno il fine di verificare che gli standard prefissati vengano mantenuti e rispettati.

Ecco alcune interessanti informazioni da prendere di riferimento.

 

Il programma di audit della gestione del magazzino: cosa verificare durante i controlli

È importate programmare i vari passaggi dei vari controlli da fare durante un audit periodico per il controllo della gestione del magazzino. Questi controlli sono molto importanti e mantengono o addirittura permettono di migliorare l'efficienza del magazzino, poiché escludono eventuali errori derivanti da incorretta ubicazione della merce, errori di stoccaggio e prelievo, che possono anche portare a errori nella consegna. Quali sono quindi i vari punti da controllare durante un audit periodico?
  • come vengono svolte le attività di ricezione
  • quali sono le procedure per il controllo di qualità
  • come e dove viene stoccato il materiale
  • come e dove avviene il picking o prelievo della merce
  • come si controllano le quantità della merce presente
  • come avviene la spedizione della merce


Attività di ricezione

La ricezione è la prima fase poiché è il momento in cui la merce arriva al magazzino e deve essere scaricata dai mezzi. Diversi tipi di merce necessitano diversi spazi, per esempio colli di forma tubolare richiedono uno spazio largo per essere scaricati con più facilità, mentre i bancali sono più pratici da scaricare tramite delle banchine o rampe direttamente collegate con l'interno del magazzino. Durante l'audit bisogna controllare la correttezza delle procedure per identificare l'etichettatura, che il numerico di pezzi corrisponda e che il luogo nel quale deve essere stipato sia pulito e idoneo.

Controllo di qualità

Il controllo di qualità interno prevede procedure diverse in base alla tipologia di controlli richiesti per la merce stessa, poiché questa può essere free pass, a campione o totale. Nel free pass non è richiesto nessun controllo, ma va comunque svolta un'operazione che ne verifichi l'integrità. L'audit di questa fase serve a verificare che i controlli svolti dalla stessa azienda siano abbastanza efficaci affinché non venga messa in spedizione merce che in realtà sarebbe dovuta tornare indietro.

Stoccaggio del materiale

I controlli da svolgere durante l'audit di questa fase sono mirati soprattutto alla sicurezza, sia del personale che della merce stessa. Gli spazi riservati allo stoccaggio devono rispettare gli standard di sicurezza, il materiale deve essere organizzato in modo tale da non rappresentare un pericolo, deve essere facilmente raggiungibile, il luogo non deve rappresentare rischio di deterioramento per la merce e lo spazio deve essere idoneo a ricevere il flusso di merce che mediamente quel dato magazzino riceve.

Picking o prelievo della merce

Il picking è la fase in cui la merce viene richiesta e deve essere prelevata per poi metterla in spedizione. Se lo stoccaggio è stato fatto in modo logico, il picking sarà un'operazione rapida, quindi efficiente e si potranno accelerare i tempi di consegna. L'audit per la fase di picking serve a controllare che le quantità risultanti corrispondano a quelle presenti, che la corrispondenza tra ordine e prelievo sia corretta e che l'etichettatura corrisponda al contenuto. Inoltre si controlla che le procedure d'imballaggio siano effettuate nel modo corretto.

Controllo del quantitativo della merce

Il passaggio dai controlli cartacei e manuali ai sistemi informatici ha migliorato di gran lunga il controllo relativo al numero di colli contenuti all'interno del magazzino, riducendo i casi di ''false presenze'', cioè pezzi che sulla carta risultano essere disponibili ma in realtà sono mancanti, oppure al contrario, giacenze non registrate, cioè articoli che risultano esauriti, per poi ritrovarne qualcuno giacente in magazzino. Tuttavia, il fenomeno può ancora verificarsi, per questo l'audit periodico interno serve anche a riallineare il numero delle giacenze con l'effettiva presenza della merce in magazzino.

Audit sulle spedizioni

Dal picking la merce passa in spedizione, ma non prima di essere correttamente controllata e imballata, per assicurarne l'integrità durante il trasporto, affinché arrivi in consegna senza problemi. L'audit sulla spedizione verifica che le procedure d'imballaggio siano fatte correttamente, che eventuali bancali siano bilanciati e compattati con appositi film e che quest'operazione avvenga per come previsto dagli standard. Inoltre, si controlla che la merce sia quella richiesta e che sia in viaggio verso l'indirizzo corretto.

 

Conclusione

Tenere sotto controllo le procedure di ingresso, stoccaggio e consegna della merce, nonché dei quantitativi, sono punti fondamentali per migliorare il business della rivendita: veloce entrata della merce, controllo di conformità e veloce gestione dei resi, giacenza corretta, consegne veloci. Risolvere errori costa molto di più in termini di tempo e denaro che controllare bene.

 

Contatta Dakota per consulenza per il tuo magazzino edile