Magazzino edile: come ottimizzare la gestione e ridurre i costi

Organizzare gli spazi del magazzino edile è fondamentale per ottenere il massimo dalla propria attività. In realtà, soprattutto dopo i primi anni, l’organizzazione del magazzino viene spesso trascurata a causa della mole di lavoro che comporta rimettere mano alle centinaia di articoli a disposizione.

Ma quanto costa realmente, in termini di tempo e denaro, non gestire o tralasciare l’attività di organizzazione del magazzino edile? Le conseguenze possono essere quasi "invisibili", ma incidono notevolmente sulle performance e sul rendimento globale del magazzino.

In questo articolo elenchiamo alcuni consigli su come ottimizzare gli spazi del magazzino edile e renderlo funzionale per rispondere con prontezza a tutte le esigenze dei clienti.

Magazzino edile: sai come gestirlo?

Uno dei punti chiave da cui partire per organizzare al meglio il magazzino edile è la gestione logistica. Infatti, per qualsiasi azienda, il magazzino comporta inevitabilmente dei costi a livello fiscale.

Sappiamo che il guadagno deriva dalla disponibilità di merce che è possibile, a propria volta, vendere. Partendo da questo presupposto, è evidente come la disorganizzazione possa generare sprechi notevoli ed erodere i guadagni.

Organizzare il magazzino: individua i punti critici

Prima di mettere mano alla merce, è fondamentale individuare quali sono i punti critici dell’attuale organizzazione di magazzino e identificare i principali fattori che generano sprechi. Nella valutazione, è importante partire dalla considerazione di questi fattori:

• Scorte di magazzino: c’è un acquisto di materiali in eccesso rispetto al fabbisogno?

• Movimento: gli spostamenti del personale di servizio per raggiungere i materiali in magazzino rispetto al punto di utilizzo sono agevoli?

• Merce danneggiata: capita spesso di dover gestire elevate quantità di merce difettosa o danneggiata e quindi non rivendibile?

• Rotazione articoli: quali sono gli articoli con alta, media, bassa o nessuna movimentazione? Gli articoli sono suddivisi in base a criteri legati alla loro movimentazione?

Organizzazione del magazzino: come ridurre gli sprechi e generare valore

Organizzare gli spazi del magazzino significa rendere il magazzino più efficiente e ridurre gli sprechi. Scopriamo come fare, partendo proprio dai fattori di criticità appena elencati.

Scorte di magazzino

Quanti e quali assortimenti di merce tenere a magazzino? Per rispondere a questa domanda è necessaria una valutazione complessa e delicata, che richiede parecchio studio per ottenere la migliore ottimizzazione in base agli obiettivi di servizio prefissati. 

Ogni situazione aziendale è diversa e le previsioni della domanda possono risultare inesatte se lasciate alle sensazioni. Quindi, ecco due consigli utili:

• É importante tenere sempre la lista dei prodotti a magazzino e aggiornala progressivamente con le vendite. Questa attività consentirà di capire qual è il tasso di rotazione del magazzino: in pratica in quanto tempo un certo articolo viene “consumato”, cioè quanto tempo rimane a magazzino.;

• Fare l’inventario con scadenze fisse e frequenti consentirà di capire quali sono le fluttuazioni di vendita dei singoli prodotti e di intervenire in tempo reale aggiornando le scorte di magazzino secondo i trend di richieste/vendite.
  
  

Organizzazione logistica del magazzino e del personale

Il magazzino deve essere uno spazio ordinato, sicuro e pulito perché sia efficiente. Per questo è importante:

• Assicurarsi di mappare il magazzino, etichettare le aree/sezioni, i vani e le corsie per ottenere il miglior controllo di reperibilità degli articoli immagazzinati;

• Studiare il percorso più breve per recuperare la merce da consegnare. Il percorso tra gli scaffali e le aree di consegna deve essere il più lineare possibile;

• Organizzare la disposizione degli articoli in base alla frequenza di vendita e all'ingombro, mettendo più vicini al punto di consegna quelli che i clienti chiedono più spesso. Generalmente, si dispone a terra la merce più pesante e quella maggiormente richiesta, mentre negli scaffali alti e lontani si lasciano gli articoli leggeri e i meno richiesti;

• Etichettare ogni scaffale o scomparto in modo da trovare velocemente la merce richiesta. Può essere buona norma aggiungere anche una breve descrizione e l’immagine del singolo prodotto.
  
  

Merce danneggiata

Tenere in magazzino materiali difettosi significa avere dei costi inutili, che prima o poi andranno resi al fornitore, o peggio, buttati. Meno restano in magazzino e meglio è. Quindi si consiglia di:

• Controllare subito se il materiale ricavato dai fornitori è difettoso in modo da renderlo subito, senza che entri un solo giorno a magazzino;

• Fissare delle regole specifiche di controllo in entrata e definire il flusso di gestione della pratica di reso: valutazione e comunicazione della non conformità al fornitore, azioni correttive (gestione provvisoria o definitiva del problema) e azioni preventive (per evitare ripetizioni del problema);

• Prestare attenzione ai danni che la merce può subire all’interno del magazzino per un’errata movimentazione, posizionamento o conservazione della stessa. É importante impilare i materiali in modo corretto, informarsi su quali si possono lasciare anche all’aperto senza problemi e quali invece devono essere conservati al riparo.
  
  

Indice di rotazione del magazzino

L’inventario a rotazione è uno dei metodi più semplici per gestire il magazzino edile in modo ottimizzato. Infatti, consente di ridurre i costi e il tempo di giacenza, capendo in quanto tempo vengono venduti i singoli prodotti e quanto tempo rimangono in magazzino. 

Come funziona? L’indice di rotazione di un prodotto viene calcolato dividendo le Vendite per la Giacenza (Rotazione = Vendite/Giacenza):

• Un valore alto è positivo e indica che il prodotto viene venduto velocemente;
• Un valore basso è negativo e impone una riorganizzazione immediata dei prodotti.

 Il fine di questa attività è evitare il deperimento o l’eccesso di un prodotto, controllando in modo continuativo il periodo di giacenza della merce in magazzino. 

Fornitori edili

Scegliere i fornitori, saperli classificare e saper valutare le loro prestazioni è fondamentale. In particolare, è importante considerare il rispetto dei tempi di consegna e l'aderenza del prodotto o del servizio offerto. 

L’affidabilità di un fornitore è un fattore primario: un servizio di consegna celere e completo può fare la differenza sia nella gestione prudente delle scorte di magazzino, sia nel servizio che è possibile garantire ai propri clienti (vera fonte del guadagno). 

Un rapporto consolidato con un fornitore può aiutare l’attività a promuovere prodotti e servizi nel punto vendita e migliorare la fidelizzazione dei clienti. 

Non solo organizzazione: anche il catalogo è importante

L’organizzazione del magazzino edile non è l’unica attività fondamentale per ottimizzare il rendimento del magazzino. Infatti, anche saper presentare al meglio i propri articoli mediante la costruzione di un catalogo ben organizzato è indispensabile.

Ecco alcuni consigli per creare un catalogo vincente:

• Proporre al cliente diverse alternative, presentando una selezione ragionata di più prodotti che rispondano alla richiesta iniziale;
• Bilanciare l’inventario prodotti sulla base di costo ed economicità: i prodotti più economici sono generalmente caratterizzati da vendite maggiori, mentre i prodotti più costosi sono quelli meno venduti, ma che consentono all’azienda di realizzare margini più considerevoli.